• Imprimeix

Ensenyaments professionals

Grau superior de secretariat

català castellà orientacions organigrama crèdits

 

Annex del Decret 64/1996, de 6 de febrer, pel qual s'estableix el currículum del cicle formatiu de grau superior de secretariat. (DOGC núm. 2175, de 29.2.1996)

1. Identificació del títol.

1.1 Denominació: secretariat.

1.2 Nivell: formació professional de grau superior.

1.3 Durada del cicle formatiu: 1300 hores.

1.3.1 Formació en el centre educatiu: 990 hores (crèdits de l'1 al 9 i 11).
1.3.2 Formació en centres de treball: 310 hores (crèdit 10).

2. Perfil professional.

2.1 Competència general.

És competència general d'aquest tècnic organitzar, gestionar, elaborar i transmetre la informació procedent o amb destinació als òrgans executius, professionals i de gestió en llengua pròpia i/o estrangera, i, també, representar l'empresa i fomentar la cooperació i qualitat de les relacions internes i externes, segons els objectius marcats i les normes internes establertes.

2.2 Competències professionals.

Les competències i realitzacions més rellevants que ha de manifestar el professional són:

a) Gestionar les comunicacions internes i externes, tant orals com escrites, en la llengua pròpia i/o estrangera:

1. Atendre correctament les comunicacions telefòniques en llengua pròpia i/o estrangera, d'acord amb els criteris de prioritat, confidencialitat i accessos establerts.

2. Controlar les entrades i sortides de documentació i informació per correu.

3. Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics.

4. Atendre les persones que visiten l'empresa amb cortesia i resolent les contingències plantejades en llengua pròpia i/o estrangera.

b) Organitzar, supervisar i realitzar treballs de secretariat:

1. Organitzar i supervisar el treball de secretaria segons les prioritats establertes per les normes de l'empresa i la legislació vigent, definint o adaptant procediments i optimitzant la productivitat.

2. Supervisar el personal al seu càrrec motivant-ne l'actuació per a la consecució millor dels objectius marcats.

3. Organitzar entrevistes, reunions i esdeveniments corporatius, atenent al calendari fixat i acomplint els objectius establerts.

4. Organitzar viatges nacionals i internacionals atenent al calendari fixat i acomplint els objectius establerts.

c) Organitzar, mantenir i controlar l'arxiu en suport convencional i informàtic:

1. Seleccionar i desenvolupar sistemes d'arxiu manuals i automatitzats d'acord amb els procediments establerts i la legislació vigent, optimitzant l'ús dels recursos en funció de les necessitats d'informació.

2. Localitzar i resumir informació procedent de fonts no especificades i organitzar les dades en fitxers relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca.

3. Actualitzar la informació de forma periòdica atenent a la normativa establerta i als procediments interns.

4. Garantir i mantenir la integritat de les dades, assegurant que solament hi tinguin accés usuaris autoritzats.

5. Assegurar l'òptim funcionament de l'equip i obtenir el màxim rendiment dels mitjans i de les aplicacions utilitzades en l'arxiu i en l'emmagatzematge de dades i documents.

d) Elaborar i presentar documents de treball, integrant dades, textos i gràfics:

1. Organitzar i presentar la informació seleccionant el format més adient d'acord amb les normes establertes i/o d'acord amb les instruccions rebudes i la legislació vigent.

2. Elaborar i verificar la documentació, assegurant la integritat de les dades i la seva presentació òptima de forma eficaç, eficient i d'acord amb el format requerit.

3. Utilitzar l'aplicació informàtica adient en funció de l'operació que cal realitzar.

4. Assegurar l'òptim funcionament de l'equip, de les aplicacions informàtiques i de la disponibilitat de dades i documents.

2.3 Capacitats clau.

Són les capacitats, majorment de tipus individual, més associades a conductes observables en l'individu i són, en conseqüència, transversals -en el sentit que afecten molts llocs de treball- i transferibles a noves situacions de treball.

a) Capacitat de resolució de problemes:

És la disposició i habilitat per a enfrontar-se i donar resposta a una situació determinada mitjançant l'organització i/o l'aplicació d'una estratègia o seqüència operativa (identificar, diagnosticar, formular solucions i avaluar), definida o no, per tal de trobar-hi la solució.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La recerca i la recollida d'informació per solucionar les comunicacions telefòniques que, per les seves característiques, no tenen una resolució immediata.

La interpretació correcta de la informació rebuda o de les funcions delegades, i l'organització posterior del treball amb uns criteris lògics i segons les deontologies.

La preparació del material, dels espais, de la documentació i altres elements necessaris per al desenvolupament de l'organització i de la planificació de les reunions, de les trobades i de les entrevistes.

L'organització i la planificació del programa de viatges òptim, quant a cost i a temps, de l'agenda segons les prioritats establertes.

La selecció i el desenvolupament dels sistemes d'arxiu idonis per a cada tipus d'informació.

L'aplicació de les normes de protocol en els actes i/o reunions.

b) Capacitat d'organització del treball:

És la disposició i habilitat per a crear les condicions adequades d'utilització dels recursos humans i/o materials existents, per tal de dur a terme les tasques amb el màxim d'eficàcia i eficiència.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La gestió i la canalització al departament corresponent de la informació recollida telefònicament, telemàticament o per correu i en l'atenció directa al públic.

La preparació i la planificació d'entrevistes, de reunions, de viatges i altres actes, d'acord amb les normes de l'organització, la legislació vigent i el calendari de treball.

L'optimització dels recursos materials i informàtics disponibles per al desenvolupament de les tasques de secretaria.

L'estructuració de la informació en un sistema informàtic que garanteixi la integritat de les dades i de la informació emmagatzemada.

c) Capacitat de responsabilitat en el treball:

És la disposició per a implicar-se en la feina, considerant-la l'expressió de la competència personal i professional, i vetllant pel bon funcionament dels recursos humans i/o materials relacionats amb el treball.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La resolució puntual de les gestions derivades de les tasques que li són pròpies i del proveïment de material propi de secretaria.

L'aplicació de les normes de seguretat i de confidencialitat en la documentació o informació que té al seu abast o responsabilitat.

La custòdia, la recepció i la tramitació de la informació i de la documentació interna i externa de l'organització.

La correcció de possibles errades detectades en els treballs propis o de les persones al seu càrrec.

d) Capacitat de treball en equip:

És la disposició i habilitat per a col·laborar de manera coordinada en la tasca realitzada conjuntament per un equip de persones per tal d'assolir un objectiu proposat.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La coordinació amb les persones externes i internes de l'organització que intervenen en l'organització i en la planificació de les reunions de treball, de les entrevistes, de les trobades corporatives i dels viatges.

La col·laboració amb el departament d'informàtica en la definició dels paquets informàtics i dels sistemes d'arxiu més idonis per a la informació que cal tractar.

La relació amb les persones que integren el grup funcional de treball i que han de compartir tasques i/o material de treball.

e) Capacitat d'autonomia:

És la capacitat per a realitzar una tasca de forma independent, és a dir, executant-la de principi a fi sense necessitat de rebre ajut o suport.

Aquesta capacitat de treballar de forma autònoma no vol dir que el professional, en algunes tasques concretes, no hagi de ser assessorat.

Aquesta capacitat es manifesta en:

L'organització i la planificació del propi treball de secretaria i de les persones sota la seva responsabilitat.

L'organització i la planificació dels actes, dels viatges segons les instruccions rebudes.

L'establiment dels criteris per organitzar, sintetitzar i guardar la informació periòdica, tècnica i confidencial.

Els tractaments, la presentació i la redacció dels documents escrits en la llengua pròpia i/o estrangera.

La recepció i/o la distribució de les informacions i sol·licituds, tant orals com escrites.

f) Capacitat de relació interpersonal:

És la disposició i habilitat per a comunicar-se amb els altres amb un tracte adient, amb atenció i empatia.

Aquesta capacitat es manifesta en:

L'atenció directa al públic i en les comunicacions telefòniques.

Les comunicacions escrites per mitjans telemàtics i per correu.

La relació amb el responsable de la unitat, amb el personal al seu càrrec, amb altres departaments i/o àrees de l'organització i amb les institucions i les organitzacions públiques i privades amb les quals s'estableixen relacions.

g) Capacitat d'iniciativa:

És la disposició i habilitat per a prendre decisions sobre propostes o accions. Donat cas que vagin en la línia de millorar el procés, producte o servei, per canvi o modificació, s'està definint la capacitat d'innovació.

Aquesta capacitat es manifesta en:

L'atenció ràpida i eficaç de les peticions rebudes telefònicament, telemàticament, per correu o personalment.

L'establiment de prioritats en l'organització, la programació i la distribució del treball de secretaria, d'acord amb les necessitats del seu departament i de les normes legals o de les pròpies de l'empresa.

La localització de la documentació segons els criteris de fàcil accés, seguretat i confidencialitat.

El resum i en la selecció de la informació rellevant que s'ha de posar a disposició de la persona responsable de la unitat.

La presentació del material necessari per a les reunions o altres activitats previstes en l'agenda de la direcció.

2.4 Camp professional.

2.4.1 Àmbit professional i de treball.

Aquest tècnic exercirà la seva activitat en empreses o institucions del sector públic o privat, en qualsevol àrea o departament on es requereixin funcions de secretariat (no només d'ajuda i suport a la Direcció).

Cada vegada es perfila en aquest tècnic major polivalència en les seves funcions dintre del departament i de l'empresa.

2.4.2 Àmbit funcional i tecnològic.

Principals ocupacions i llocs de treball:

Aquest tècnic pot realitzar i exercir la seva professió en qualsevol departament d'una empresa o organisme públic o privat.

En l'àrea de serveis, especialment en oficines i despatxos professionals.

En l'Administració pública, ja sigui central, autonòmica o local.

És un tècnic qualificat que actua com a assistent dels òrgans de gestió i d'administració i amb un cert poder de decisió.

Les funcions de secretariat varien segons el centre de treball i el nivell de l'òrgan de gestió al qual està adscrit. Així mateix, els seus coneixements professionals requeriran una certa formació de "lloc de treball" derivada de la naturalesa de les activitats productives o de serveis en què hagi d'operar: àrea científica, àrea economicocomercial, àrea de producció industrial.

3. Currículum.

3.1 Objectius generals del cicle formatiu.

Planificar les tasques, les accions, els mitjans i els recursos de la secretaria, identificant la prioritat, els objectius i les finalitats de les tasques i dels actes i/o viatges i les normes de protocol, determinant els recursos materials i humans, l'itinerari i la documentació a lliurar, organitzant el desenvolupament de l'acte, el programa del viatge i els procediments de treball, per tal de preparar els actes i activitats assignats a l'àrea de secretaria.

Analitzar la documentació i la correspondència rebuda o emesa en diferents llengües, identificant el caràcter del document i el destinatari, determinant el mitjà i la forma de transmetre'ls, sintetitzant els continguts essencials, traduint la informació de forma exacta a la llengua requerida, per tal de gestionar la informació i les comunicacions internes i externes.

Dissenyar el sistema d'arxiu, d'obtenció i de tractament de la informació interna i externa, identificant les fonts i el tipus d'informació i documentació que cal tractar, especificant els criteris d'arxiu, el format i l'estructura de les bases de dades i el procés d'obtenció i actualització, validar la seguretat de la informació, per tal d'organitzar el tractament de la informació associada a l'àrea de secretaria.

Dissenyar el format i la presentació de la documentació, interpretant-ne el contingut i l'objectiu, identificant-ne el destinatari i la imatge que cal transmetre, seleccionant els mitjans informàtics, els caràcters d'estil i de distribució del text, relacionant textos, gràfics i dades, verificant la integritat de les dades i l'ortografia, per tal de presentar la documentació pròpia de l'àrea de treball en la forma requerida.

Elaborar la documentació administrativa, interpretant la normativa legal, identificant les característiques de l'operació, realitzant la formalització, el registre i el control de la documentació i dels fets, amb suport informàtic, tramitant la documentació a l'àrea o organisme corresponent, per tal de realitzar les funcions administratives de departament de secretaria.

Relacionar-se amb els agents externs i interns de l'empresa o organització en les llengües oficials i estrangeres, distingint l'objectiu, la urgència i el nivell jeràrquic, interpretant el missatge, la petició d'informació i les normes de confidencialitat i seguretat, canalitzant les comunicacions i/o visites, comunicant les ordres, instruccions o solucions al tema plantejat, adaptant el missatge i la llengua a la situació i al context, per tal d'atendre les comunicacions telefòniques i presencials.

Verificar el procés de treball de l'àrea de secretaria i les tasques delegades, identificant el tipus de tasques i les prioritats, establint-ne els cicles i els terminis de realització, relacionant les tasques amb el personal assignat, coordinant les accions de la secretaria, controlant la realització de la planificació feta, per tal de supervisar el personal i el treball de secretaria.

Planificar el procés d'inserció, identificant el marc legal, les magnituds i unitats organitzatives de l'àmbit econòmic i les capacitats i actituds requerides, interpretant les normes contractuals i de salut laboral fixades en les relacions laborals, determinant les vies d'inserció possibles i els mitjans requerits en cada cas, per tal d'integrar-se satisfactòriament al món laboral.

Sensibilitzar-se sobre els efectes que les condicions de treball poden produir en la salut personal, col·lectiva i ambiental, amb la finalitat de millorar les condicions de realització del treball utilitzant les mesures correctives i les proteccions adequades.

Incorporar-se al món productiu, adaptant-se a l'estructura pròpia de l'organització de forma responsable i participativa, afrontant les tasques encomanades amb progressiva autonomia i iniciativa, valorant les aptituds en el conjunt de tasques administratives realitzades, per tal d'integrar-se en un centre de treball.

Integrar les diferents funcions assignades a l'àrea professional de secretaria, analitzant les relacions entre funcions i processos, interpretant les informacions delegades i les normes de protocol, determinant els recursos documentals i ofimàtics, organitzant les reunions, actes o els viatges amb l'ús de la llengua requerida per tal de donar resposta global a la gestió de l'àrea de secretariat.

3.2 Crèdits

Crèdit 1. Gestió de la comunicació
Crèdit 2. Atenció al públic i protocol
Crèdit 3. Organització del servei i treballs de secretariat
Crèdit 4. Gestió de dades
Crèdit 5. Elaboració i presentació de documents i informació
Crèdit 6. Elements de dret
Crèdit 7. Llengua estrangera, anglès
Crèdit 8. Segona llengua estrangera
Crèdit 9. Formació i orientació laboral
Crèdit 10. Formació en centres de treball
Crèdit 11. Síntesi

3.3 Hores a disposició del centre.

Dins de la durada establerta per a aquest cicle formatiu, els centres docents disposaran de 90 hores lectives per completar el currículum establert i adequar-lo al seu àmbit socioeconòmic.

Els centres docents distribuiran lliurement les hores bé en un o més dels crèdits previstos per a aquest cicle, bé programant més crèdits.

En cap cas aquestes hores no incrementaran la durada del crèdit de formació en centres de treball.

3.4 Relació de crèdits en què s'estructuren els mòduls professionals.

Mòdul 1: comunicació i relacions professionals.

Crèdit 1: gestió de la comunicació.

Crèdit 2: atenció al públic i protocol.

Mòdul 2: organització del servei i treballs de secretariat.

Crèdit 3: organització del servei i treballs de secretariat.

Mòdul 3: gestió de dades.

Crèdit 4: gestió de dades.

Mòdul 4: elaboració i presentació de documents i informació.

Crèdit 5: elaboració i presentació de documents i informació.

Mòdul 5: elements de dret.

Crèdit 6: elements de dret.

Mòdul 6: llengua estrangera, anglès.

Crèdit 7: llengua estrangera, anglès.

Mòdul 7: segona llengua estrangera.

Crèdit 8: segona llengua estrangera.

Mòdul 8: formació i orientació laboral Crèdit 9: formació i orientació laboral.

Mòdul 9: formació en centres de treball.

Crèdit 10: formació en centres de treball.

3.5 Matèries del batxillerat que s'han hagut de cursar per a accedir al cicle formatiu:

Economia i organització d'empreses.

4. Especialitats del professorat que té atribució docent en els crèdits del cicle formatiu de grau superior de secretariat:

a) El professorat de l'especialitat de processos de gestió administrativa del cos de professors tècnics de formació professional té atribució docent per als crèdits:

Crèdit 4: gestió de dades.

Crèdit 5: elaboració i presentació de documents i informació

b) El professorat de l'especialitat d'administració d'empreses del cos de professors d'ensenyament secundari té atribució docent per als crèdits:

Crèdit 1: gestió de la comunicació.

Crèdit 2: atenció al públic i protocol.

Crèdit 3: organització del servei i treballs de secretariat.

Crèdit 6: elements de dret.

c) El professorat de l'especialitat d'anglès del cos de professors d'ensenyament secundari té atribució docent per al crèdit:

Crèdit 7: llengua estrangera, anglès.

d) El professorat de les especialitats d'alemany, francès, italià i portuguès (en funció de l'idioma triat) del cos de professors d'ensenyament secundari té atribució docent per al crèdit:

Crèdit 8: segona llengua estrangera.

e) El professorat de l'especialitat de formació i orientació laboral del cos de professors d'ensenyament secundari té atribució docent per al crèdit:

Crèdit 9: formació i orientació laboral.

f) El professorat de les especialitats citades als apartats a), b), c), d) i e) té atribució docent per al crèdit:

Crèdit 11: síntesi.

5. Convalidacions, correspondències i accés a estudis universitaris.

5.1 Mòduls professionals que poden convalidar-se amb la formació professional ocupacional:

Comunicació i relacions professionals.

Organització del servei i treballs de secretariat.

Gestió de dades.

Elaboració i presentació de documents i informació.

5.2 Mòduls professionals que poden correspondre's amb la pràctica laboral:

Comunicació i relacions professionals.

Organització del servei i treballs de secretariat.

Gestió de dades.

Elaboració i presentació de documents i informació.

Formació i orientació laboral.

Formació en centres de treball.

5.3 Accés a estudis universitaris:

Diplomat en Biblioteconomia i Documentació.

Diplomat en Ciències Empresarials.

Diplomat en Educació Social.

Diplomat en Estadística.

Diplomat en Gestió i Administració Pública.

Diplomat en Informàtica.

Diplomat en Relacions Laborals.

Diplomat en Treball Social.

Tècnic en Empreses i Activitats Turístiques.